Dorin Răducan despre rezultatele obținute după implementarea Ascent ERP.

Dorin Răducan, business development managerul Grosvenor Supply Chain Management:
Implementarea Ascent ERP şi WMS la Grosvenor SCM a generat cinci îmbunătăţiri majore ale indicatorilor afacerii.

Grosvenor Supply Chain Management se ocupă cu managementul lanţului de aprovizionare şi cu distribuţia de consumabile şi echipamente adresate industriei electronice, atât pentru EMS (Electronic Manufacturing Service Providers), cât şi pentru OEM (Original Equipment Manufacturing).

Dorin Răducan, business development managerul Grosvenor SCM, ne-a explicat că decizia de implementare a unei soluţii informatice integrate de tip ERP+WMS, luată în 2010, a fost motivată intrinsec de dezvoltarea afacerii.

Practic, business-ul crescuse până la stadiul critic în care, o dată cu depăşirea unei anumite cifre de afaceri, soluţiile separate utilizate până atunci pentru fiecare aspect în parte al activităţii nu mai ţineau pasul cu solicitările de furnizare a informaţiilor suport pentru fundamentarea deciziilor manageriale.

„Simţeam că ne lipseşte vizibilitatea asupra stocurilor, nu puteam previziona necesarul de aprovizionare corelat cu dinamica stocurilor şi nu aveam acces la rapoarte actualizate la zi privind consumurile. Lucram empiric, iar volumul afacerilor derulate impunea o soluţie integrată care să fie stabilă, să ne ofere un suport constant, prompt şi agil şi să fie suficient de versatilă pentru a se plia exact pe aşteptările noastre şi pe evoluţia dinamică a firmei.

Am purtat discuţii detaliate cu trei furnizori de soluţii informatice. Am ales soluţia propusă de Ascent Soft datorită unei bune chimii interumane pe care am resimţit-o imediat în relaţia personală şi de afaceri şi suportului tehnic promis pe care ni l-au oferit şi de care se ţin cu sfinţenie şi acum.

Prezentarea tehnică de calitate ne-a convins de calităţile platformei software dezvoltate de Ascent Soft, iar timpul rapid de răspuns la problemele noastre urgente ne-a încântat.

Managerii Ascent Soft erau contagios de exuberanţi atunci când şi-au prezentat soluţia şi ne-au convins şi pe noi uşor prin entuziasmul lor manifestat faţă de program şi platforma tehnică pe care este el dezvoltat; se vedea că este ‘copilul lor’ de suflet.

A contat mult pentru noi faptul că Ascent Soft este chiar producătorul acestui software pentru că astfel are o viziune precisă asupra funcţionalităţilor şi caracteristicilor softului, ştie exact ce poate face şi care îi sunt limitările.

De aceea, implementarea a fost rapidă, cu un termen chiar uşor devansat faţă de deadline-ul promis prin contract, iar ajustarea programului la nevoile noastre a fost lină.

Programul este intuitiv şi flexibil, funcţiile principale ni s-au părut uşor de înţeles, iar cu ajutorul trainingului făcut de către experţii Ascent Soft chiar la locul nostru de muncă, toţi cei 12 utilizatori au putut lucra efectiv în noul program în doar câteva săptămâni.

În urma analizei efectuate, au înţeles bine ceea ce vrem şi au venit chiar cu unele soluţii care au fost mai bune decât cele la care ne-am gândit noi iniţial. De exemplu, pentru o analiză cât mai corectă şi reală a situaţiei de fapt, ne-au sugerat să proiectăm tabloul de comenzi pornind de la ID-ul alocat fiecărui articol şi să luăm apoi în calcul toate comenzile primite de la toţi clienţii noştri pentru acel articol, corelate cu stocurile, cu comenzile lansate la furnizori, cu marfa aflată în curs de aprovizionare şi cu termenele de livrare.

De asemenea, suportul tehnic pe bază de tichete ne asigură o bună urmărire a conversaţiilor purtate, iar faptul că programul este instalat în oglindă atât pe serverul nostru, cât şi pe serverul Ascent Soft permite o flexibilitate şi promptitudine a intervenţiilor.

Beneficiem de un program dedicat, total personalizat şi customizat pentru nevoile noastre.

Dezvoltările customizate ale softului – proiectate special pentru nevoile noastre începând din 2010 până la ora actuală – ne fac să afirmăm că astăzi avem un ERP dedicat, total personalizat pentru Grosvenor. In 2019 upgrade-ul major la noua platformă Ascent ERP V3 – a schimbat paradigma operatională și analitică, ajutându-ne să susținem noul nivel de dezvoltare spre care grupul Gosvenor a evoluat în ultimii 4 ani – nivelul de jucător regional în Europa central-estică pe segmentul distribuției de consumabile şi echipamente adresate industriei electronice și automotive. Într-o implementare la fel de agilă ca și cea de la prima generație, Grosvenor SCM beneficiază de avantajele utilizării Ascent V3 ERP în subsidiarele din Serbia, Macedonia, Austria și Ucraina, beneficiile utilizării unei platfome comune fiind integrarea fluxurilor de business cu subsidiarele, numărul total de utilizatori activi fiind de 30.

Ascent Soft a dezvoltat pentru noi un set de rapoarte dinamice de vânzări, rapoarte pivot, tablou de comenzi de aprovizionare şi comenzi clienţi, un raport al mişcărilor de stocuri şi rapoarte de aprovizionare previzionată.

Gestiunea documentelor este separată pentru fiecare operaţiune în parte şi în funcţie de tipul de factură (venită dinspre o anumită custodie, de la un aviz, de la o factură externă cu export sau intracomunitară).

De asemenea, o altă dezvoltare informatică realizată ne permite să modificăm documentele pentru a corecta prompt greşelile de operator şi a evita astfel corecţiile suplimentare în contabilitate şi declaraţii.

Toate cerinţele de dezvoltare au venit din practică şi ne ajută să urmărim îndeaproape frecvenţa aprovizionării, statisticile pe grupele de produse utilizate de fiecare client, facturile aflate în sold şi situaţia plăţilor pe clienţi.

Ascent ERP şi Ascent WMS ne-au adus o serie de avantaje şi îmbunătăţiri concrete:

1. Ne-am optimizat cu 40% spaţiul de depozitare. În lipsa unei soluţii de Warehouse Management System, nu puteam pune în aceeaşi locaţie produse diferite ca formă sau provenite din grupe diferite de produse. În schimb, acum nu ne mai uităm fizic după un anumit produs, ci îl luăm prin scanare, direct de pe scanner, care ştie să facă diferenţa între produse.
2. Am crescut cu 60% acurateţea livrărilor prin eliminarea erorilor umane privind tipul de produse livrate clienţilor. Produsele livrate sunt acum exact cele comandate de clienţi. Suntem în curs de concepere, împreună cu Ascent Soft, a unui plan de acţiune pentru eliminarea erorilor umane ce ţin de numărarea produselor livrate, printr-o investiţie în software, echipamente şi etichete pentru automatizarea acestui proces de numărare.
3. Timpii de procesare a unei comenzi s-au înjumătăţit pentru că operatorii noştri nu mai caută marfa în magazie. Scannerul le spune cu o exactitate de 95% în ce sector de 2,7 metri lăţime pe 1 metru înălţime se află stocul cerut pentru livrare. Operatorii noştri nu mai bâjbâie astfel după produse în tot depozitul, ci se duc direct la locaţie.
4. Plângerile şi reclamaţiile primite din partea clienţilor s-au redus cu 90% pentru că nu mai apar erorile umane de livrare a unor produse ce nu au fost de fapt comandate. Vom optimiza şi mai mult acest indicator o dată cu implementarea automatizării procesului de numărare a produselor livrate.
5. S-a înjumătăţit, de asemenea, timpul necesar pentru inventarierea periodică, pe care o realizăm de două ori pe an. Înainte era o inventariere scriptică, manuală, pe toate locaţiile din depozit. Acum se scanează fiecare produs, se introduce manual doar numărul de bucăţi şi apoi se scanează locaţia în care se află pentru restocarea produsului pe acea locaţie. Practic, în mare măsură, inventarul scriptic se suprapune astăzi peste inventarul faptic datorită reducerii erorilor de livrare şi de înregistrare în gestiune.”